Control de fechas de caducidad para negocios pequeños: un sistema simple

Captura la fecha al recibir, no después

El único momento confiable para registrar una fecha de caducidad es cuando tienes la caja abierta enfrente. Agrega tres columnas a tu proceso de recepción: fecha de caducidad, código de lote y ubicación. Si de todos modos estás capturando el producto en una hoja o en el punto de venta, esto añade segundos por línea y ahorra horas después.

Estandariza el formato desde el primer día. Los formatos mezclados —03/04/25 que en una fila significa 4 de marzo y en otra 3 de abril— rompen en silencio todos los reportes que construyas luego. Elige ISO (AAAA-MM-DD) y no lo cambies.

Usa tres umbrales, no uno

Una sola alerta de “por caducar” llega demasiado pronto para actuar o demasiado tarde para servir. Tres niveles le dan a cada etapa una acción distinta:

• 90 días — planeación. Deja de resurtir, ajusta la siguiente orden de compra, planea una promoción.
• 60 días — acción. Descuento, paquete, cambio a una ubicación de más tráfico u oferta a un comprador mayorista.
• 30 días — urgencia. Rebaja fuerte, donación si la categoría lo permite o programar el desecho.
• Vencido — retíralo de inmediato, regístralo como merma y anota la causa.

Haz que la lista sea imposible de ignorar

El código de colores funciona porque sobrevive a una mañana ocupada: rojo para vencido y para lo que está dentro del umbral más corto, ámbar para el nivel intermedio, amarillo para el aviso temprano y verde para lo que está bien. Ordena por días restantes de menor a mayor para que lo más urgente siempre sea la primera línea en pantalla. Cualquiera que cubra un turno debe poder leerla sin capacitación.

Rota el producto para que el sistema no mienta

Primero en caducar, primero en salir le gana a primero en entrar, primero en salir: una caja recibida después puede traer fecha más próxima. Acomoda por caducidad, no por orden de llegada, y deja al frente la fecha más cercana. El reporte te dice qué está en riesgo; el anaquel decide qué unidad se lleva el cliente.

Revisa cada semana, revisa las causas cada mes

Cinco minutos semanales viendo las listas ámbar y roja bastan para mantener baja la merma. Una vez al mes, mira qué caducó de verdad y pregunta por qué: exceso de pedido, categoría lenta, mala ubicación o un proveedor que entrega producto con fecha corta. Esa última merece una conversación: las entregas con fecha corta son un costo que estás absorbiendo en silencio.

Dónde se conecta esto con los retiros

Es el mismo catálogo. Cuando ya llevas SKU, lote, cantidad y ubicación con el detalle necesario para controlar caducidades, ya tienes los datos para cruzar ese inventario contra los retiros oficiales. Un catálogo limpio, dos problemas resueltos.